Comment configurer la réponse automatique aux messages Outlook (pas d'absence du bureau)
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introduction
Ce guide montre comment configurer les messages de réponse automatique d'Outlook. Le guide ne concerne pas la configuration de la réponse automatique d'Outlook hors du bureau.
Si vous cherchez à configurer l'absence du bureau sur Outlook, lisez ce guide - Définir la réponse automatique en cas d'absence du bureau dans Microsoft Outlook .
Mais si vous souhaitez envoyer un message automatique aux personnes qui vous envoient un message, continuez à lire…
Étapes pour configurer les messages de réponse automatique Outlook
Comme je l'ai mentionné plus tôt, ce guide ne concerne PAS la configuration de la réponse automatique pour absent du bureau . Ce guide vous aidera à configurer les messages à envoyer automatiquement aux personnes qui vous envoient des messages.
Cela s'applique aux centres d'assistance où les e-mails peuvent prendre un certain temps pour arriver. Le personnel de direction qui reçoit beaucoup d'e-mails peut également vouloir envoyer des réponses automatiques aux expéditeurs.
Voici les étapes de haut niveau pour configurer la réponse automatique d'Outlook :
- Créer un modèle de message Outlook
- Créer une règle de réponse automatique
Créer un modèle de message Outlook
Pour pouvoir envoyer des messages de réponse automatique à vos expéditeurs, vous devez créer un modèle de message.
Voici les étapes :
- À partir d'Outlook, créez un nouveau message électronique.
- Entrez un objet et le contenu de l'e-mail que vous souhaitez envoyer avec la réponse automatique d'Outlook.
- Puis clique Déposer et sélectionnez Enregistrer sous .
Outlook ouvrira probablement le chemin du modèle - %AppData%MicrosoftTemplates. Si ce n'est pas le cas, assurez-vous d'enregistrer votre modèle dans ce chemin.- Donnez au fichier un nom descriptif. Puis sur le Sauvegarder comme type liste déroulante, sélectionnez Modèle Outlook. Enfin, cliquez sur Enregistrer.
- Après avoir enregistré le message en tant que modèle, cliquez sur Fermer puis sélectionnez Non à l'enregistrement du brouillon de message..
Créer une règle de réponse automatique Outlook
La dernière étape pour que votre message de réponse automatique fonctionne consiste à créer une règle…
Voici les étapes…
- De retour dans Outlook, cliquez sur Déposer .
- Ensuite, faites défiler un peu et cliquez sur Gérer les règles et les alertes .
- Si vous avez plusieurs e-mails dans Outlook, assurez-vous de sélectionner l'e-mail auquel vous souhaitez appliquer cette règle. Pour ce faire, cliquez sur le Appliquer les modifications à ce dossier menu déroulant. Sélectionnez Boîte de réception pour l'adresse e-mail.
- Puis clique Nouvelle règle …
- Sur le Assistant de règles , S tarte d'une règle vierge cliquez sur la rubrique Appliquer la règle aux messages que je reçois . Cliquez ensuite sur Suivant.
- Puis sur le Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier l'écran, configurez les conditions que le message entrant devra remplir pour que cette règle s'applique. Si vous souhaitez que la règle top s'applique à TOUS les messages, cliquez sur Suivant.
- Vous recevrez un message vous informant que Cette règle sera appliquée à chaque message que vous recevrez ..Si c'est ce que vous voulez, cliquez sur Oui.
- Puis sur le Que voulez-vous faire avec le message écran, étape 1 cochez la case à côté répondre à l'aide d'un modèle spécifique .
- Sur le étape 2 cliquez sur la case un modèle spécifique lien hypertexte.
- Quand le Sélectionnez un modèle de réponse l'écran s'ouvre, cliquez sur le menu déroulant à côté Regarder dans . Sélectionnez ensuite Modèles utilisateur dans le système de fichiers .
- Tous les modèles que vous avez créés seront affichés. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser. Puis clique Ouvert .
- De retour dans Assistant de règles , cliquez sur Suivant.
- Ensuite, si vous souhaitez ajouter des exceptions aux messages entrants, la règle sera appliquée, faites-le ici. Sinon, cliquez sur Suivant.
- Enfin, au Terminer la configuration de la règle l'écran, assurez-vous que Activer cette règle est vérifié. Cliquez ensuite sur Terminer. Cliquez ensuite sur OK.
À partir du moment où vous activez cette règle, la réponse automatique d'Outlook enverra le message dans votre modèle à tous les expéditeurs.
Conclusion
La configuration de la réponse automatique Outlook est un très bon outil qui peut vous donner un aspect professionnel. J'espère qu'avec ce guide, vous avez pu configurer un message de réponse automatique Outlook.
Si vous avez une question, un commentaire ou une rétroaction, utilisez le formulaire Laisser une réponse à la fin de cette page.
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