3 conseils pour avoir l'air plus professionnel dans les e-mails professionnels

À l'ère moderne, votre travail peut vous obliger à envoyer des e-mails à des collègues, des patrons, des clients, etc.

Vos e-mails ne sont pas de simples messages ; il représente qui vous êtes en tant qu'employé professionnel. Par conséquent, vous voulez vous assurer que chacun de vos e-mails envoyés est bien écrit et facile à lire.

Si votre entreprise utilise un programme spécifique - comme Microsoft Outlook, par exemple - vous voudrez peut-être apprendre à postuler formatage des messages . Quelle que soit la plate-forme que vous utilisez pour la messagerie, vous devez tenir compte de divers conseils essentiels avant de cliquer sur envoyer sur votre e-mail.

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Fonctionner dans la sphère professionnelle peut être difficile pour n'importe qui, mais peut-être plus particulièrement pour ceux qui gèrent les symptômes de la maladie mentale ou d'autres problèmes de santé mentale.

Heureusement, il existe de nombreux outils disponibles en ligne pour vous aider à gérer ces facteurs de stress, à développer de bons mécanismes d'adaptation et à partager vos sentiments. Cliquez ici pour plus d'informations et d'articles qui peuvent fournir des informations supplémentaires et l'accès au traitement, si nécessaire.

Relisez vos e-mails professionnels

L'outil le plus important et le plus précieux dont vous disposez est la relecture. Avant de penser à envoyer votre e-mail, réfléchissez à une question importante : votre e-mail a-t-il un sens grammatical et logique ?

Vérifiez les erreurs grammaticales en utilisant le correcteur orthographique prédéfini de l'e-mail, s'il est disponible. Si vous doutez de votre correcteur orthographique, n'ayez pas peur d'utiliser des ressources externes (comme un dictionnaire en ligne).

D'autres erreurs grammaticales à surveiller peuvent inclure :

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• Utilisation incorrecte des majuscules
• Utilisation incorrecte de la ponctuation (virgules, points-virgules, etc.)
• Style d'écriture et ton inappropriés pour un cadre professionnel
• Utilisation incorrecte des noms propres - ceci est particulièrement important lorsqu'on s'adresse à d'autres personnes ; peu de choses sont plus embarrassantes que de mal orthographier le nom de quelqu'un (ou quelque chose) important !

Une fois que votre e-mail est prêt, lisez-le à haute voix pour voir s'il a du sens. Parfois, vous pouvez dire si une phrase est erronée simplement par la façon dont elle sonne.

À partir de là, vous pouvez apporter des corrections pour vous assurer que le flux global de l'e-mail est cohérent.

Enfin, et si vous avez le temps, enregistrez l'e-mail en tant que brouillon et éloignez-vous-en. Vous pouvez également demander à vos amis proches ou à votre famille de lire votre e-mail pour voir s'ils détectent des erreurs.

Une bonne règle de base est de n'appuyer sur envoyer que lorsque vous êtes sûr d'avoir relu et reconsidéré tout dans votre message au mieux de vos capacités.

Soyez concis dans vos e-mails professionnels

Tout le monde dans votre entreprise a ses responsabilités à assumer, il est donc utile de respecter son temps en créant des e-mails concis. En les rendant courts, doux et précis, vous pouvez obtenir une réponse claire rapidement et continuer votre journée.

Tout d'abord, assurez-vous que vos messages comprennent des paragraphes courts et faciles à comprendre. En fait, chaque paragraphe ne doit pas dépasser deux phrases.

Supposons que votre e-mail vous oblige à écrire plusieurs paragraphes complets. Dans ce cas, vous pouvez envisager de planifier une réunion en personne avec la personne à qui vous envoyez un e-mail afin de minimiser la confusion et les problèmes de communication.

Assurez-vous que chacun de vos paragraphes ne contient que des informations pertinentes. Aussi tentant que cela puisse être d'incorporer de petits détails qui peuvent aider votre destinataire à comprendre votre message, mais en coupant ces addenda, vous pouvez créer un e-mail court et direct.

Ces types de messages sont souvent beaucoup plus faciles à comprendre pour un lecteur, et votre destinataire posera probablement des questions de clarification en réponse si nécessaire.

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Une autre façon utile d'utiliser un langage concis est de se méfier des verbes. Par exemple, quelque chose comme Je veux pouvoir envoyer un rapport peut se résumer à J'envoie un rapport.

Dans ce scénario, vous élimineriez un verbe être et le remplaceriez par un verbe actif qui élimine la verbosité.

Écrivez sur un ton respectueux

Par-dessus tout, faites passer votre message avec respect.

L'agressivité dans un e-mail peut sembler mesquine puisque le destinataire ne vous parle pas directement. Vous pouvez éviter ce ton accidentel, même lorsque vous annoncez de mauvaises nouvelles, en équilibrant la négativité avec la positivité.

Par exemple, si vous souhaitez critiquer la performance d'un employé, vous pouvez commencer la phrase en disant quelque chose de positif et la terminer par votre critique.

Aditionellement, éviter d'utiliser mais . Cela annule la première moitié de la phrase, donc même si vous commencez par quelque chose de positif, utilisez mais peut faire croire à quelqu'un que vous êtes malhonnête. Alors, remplacez mais par et pour que les deux affirmations restent vraies.

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Vous pouvez également penser à inclure une courte signature à la fin de votre message. Ces signatures peuvent aider à transmettre des informations de contact et personnelles importantes à votre destinataire.

Si vous le souhaitez, accédez à vos paramètres de messagerie et configurez une signature comprenant votre nom, votre numéro de téléphone et les autres sites auxquels vous êtes affilié.

Si votre entreprise possède un logo, vous pouvez envisager d'intégrer le visuel dans votre signature. Le résultat est un e-mail qui sonne et a l'air professionnel, qui maintient un ton respectueux.

Conclusion

L'un des principaux points à retenir est de créer des messages courts, concis et sans erreur au mieux de vos capacités, même dans des e-mails plus occasionnels. Ce faisant, vous montrerez à votre patron que vous le respectez et vous vous dites que vous êtes bien le professionnel que vous aimeriez que les autres vous voient.